La gestion documentaire traditionnelle apporte son lot de problèmes. En priorisant le papier comme support de communication, votre entreprise renonce inconsciemment à un processus d?affaires plus efficace et efficient. En effet, les obstacles auxquels fait face une entreprise proviennent généralement du cycle de vie des documents papier, comme du temps perdu, une sécurité défaillante ou des coûts superflus.
Vos employés consacrent un temps précieux à trouver, classer et archiver les documents papier. Un système de classification mal entretenu peut même entraîner la perte de documents. Vos employés, croyant que l'information n'est pas disponible, peuvent créer une autre version du document introuvable. Deux fois plus de temps aura été mis sur cette tâche.
Retenez aussi que l'archivage de documents ou la saisie de données fait rarement partie des tâches favorites de vos employés. En traitant manuellement les documents, votre personnel ne se concentre pas sur des tâches à valeur ajoutée qui feraient davantage appel à leur expertise.
Saviez-vous que la sécurité liée aux documents papier est défaillante! En effet, les informations qui se trouvent sur ces documents peuvent facilement être perdues ou détruites lors d'un sinistre. En conservant les données uniquement sur papier, votre entreprise ne possède pas de copie de sauvegarde ou encore de plan de contingence.
Les documents, qui traînent sur un bureau ou qui résident dans un classeur non verrouillé, sont à la portée de tous. N'importe quel employé peut consulter ce type de document, puisqu'aucun système n'en restreint l'accès.
Les documents papier occasionnent des coûts superflus, qui seraient facilement évités grâce à une gestion documentaire optimisée. L'impression de vos documents peut vite représenter une somme colossale à la fin d'un trimestre. Pour calculer vos coûts inhérents à l'impression, vous devez prendre en compte le nombre de documents imprimés, mais aussi les produits et services liés à votre imprimante, comme les cartouches d'encre et l'entretien du système.
Mis à part les dépenses pour le papier, calculez également les pertes de temps engendrées par une gestion documentaire traditionnelle. Par exemple, si vos employés doivent recommencer des tâches à cause de la perte d'un document ou d'une mauvaise saisie de données, votre entreprise déboursera le double de la somme pour l'exécution de ces tâches.
Les documents papier nuisent au travail collaboratif au sein d'une entreprise. Deux personnes d'une même équipe ne peuvent oeuvrer sur un projet simultanément si la consultation d'un document papier est nécessaire. Si les documents ne sont pas accessibles électroniquement, vos employés ne peuvent pas travailler à distance.
Votre personnel devrait accéder à leurs documents de travail en tout temps, même lors de voyages d'affaires. L'accès restreint et limitatif est l'un des points faibles de la gestion documentaire traditionnelle en ce qui concerne la productivité.
Une solution GED automatise les tâches sans valeur ajoutée, ce qui permet à vos employés de se concentrer sur des dossiers plus importants. Les tâches automatisées par la GED s'inscrivent dans plusieurs domaines. Prenons l'exemple du département RH. L'équipe des ressources humaines reçoit des centaines de requêtes de la part des employés, que ce soit des demandes de congés ou des formulaires d'évaluation. Grâce à l'automatisation, ces demandes n'auront plus à être gérées manuellement.
La GED prend en charge toutes les étapes du cycle de vie d?un document, et ce, grâce au workflow documentaire. Un workflow permet de gérer automatiquement un dossier de A à Z, de la réception des documents à l'archivage électronique. Vous n'aurez plus besoin d'attitrer un employé pour effectuer le suivi de l'avancement des dossiers. La GED assure aussi qu'aucune erreur humaine ne ralentit la progression d'un projet. Terminé les documents qui tombent entre deux chaises!
En vous dotant d'un logiciel GED, vos documents seront protégés par mot de passe. Selon la nature du document, vous pourrez choisir qui peut y accéder. De plus, puisque vos documents sont électroniques et que vous avez accès à l'historique des modifications, vos données sont hors de danger en cas de sinistre.
Ne considérez pas la GED comme une dépense, mais comme un investissement. Un logiciel GED permet de réaliser des économies réelles, que ce soit en éliminant les coûts liés à l'impression ou en accomplissant des tâches à la place de vos employés. D'ailleurs, le retour sur investissement est rapide, c'est-à-dire seulement quelques mois.
Avant de finaliser votre choix de logiciel en gestion électronique de documents, prenez le temps de réfléchir aux besoins de votre entreprise en matière de gestion documentaire. Votre organisation se démarque des autres et devrait acquérir une solution GED adaptée à sa situation et à ses enjeux commerciaux. Une fois que vous aurez une meilleure idée de ce que vous recherchez, vous pourrez identifier les fonctionnalités de la GED qui vous seront réellement utiles.
Pour recevoir plus de conseils sur le choix d'un logiciel GED, téléchargez gratuitement notre guide rédigé par les experts de La Cartoucherie. Pour vous guider dans vos démarches, vous pouvez également bénéficier d'une démonstration gratuite de l'une de nos solutions GED.
Guide : Les 7 critères de sélection pour bien choisir votre solution de Gestion électronique de Documents
Télécharger le guideà ce stade, vous avez probablement encore des questions sur la gestion électronique de documents, tel que comment se déroule l'implantation d'un logiciel GED en entreprise.
Lors de la première étape, un expert de La Cartoucherie vous rencontre pour s'assurer que vous avez choisi une solution GED réellement adaptée à votre entreprise et à ses besoins. Ensuite, notre spécialiste vérifiera si vos infrastructures informatiques sont compatibles avec le nouveau système de gestion documentaire. Au cours de cette étape, nous préparons également tout ce qui est nécessaire à l'installation de la GED, comme la numérisation de tous vos documents papier et de vos informations sauvegardées sous forme non électronique.
à la deuxième phase, notre expert en gestion électronique de documents installe tous les logiciels et les configure. La participation de votre entreprise n'est pas requise à cette étape. Nos experts s'occupent de tester si le système fonctionne adéquatement. Lorsqu'il quittera vos bureaux, tout sera opérationnel. Les tâches et documents, préalablement sélectionnés, entreront dans les workflows et seront désormais automatisés.
Ce n'est pas encore tout à fait terminé! La dernière étape de l'implémentation de la GED consiste à renseigner vos équipes. En effet, nous ne vous laisserons pas démuni devant ce nouveau système informatique. L'un de nos spécialistes en gestion documentaire offrira une formation à votre personnel en informatique ainsi qu'à tous les départements se dotant de la GED. L'expert de La Cartoucherie effectuera également un suivi auprès de votre équipe afin de s'assurer que vous êtes satisfait du système et que tout se déroule adéquatement.
Pour répondre à vos diverses interrogations concernant la GED, consultez notre article listant les questions les plus fréquentes et les réponses de nos experts.
Consulter l'articleFaire affaire avec des experts en gestion documentaire, comme l'équipe de La Cartoucherie, est essentiel pour mener à bien un projet GED. Les informations contenues dans vos documents sont précieuses et en va de la survie de votre entreprise. En les confiant à des experts en gestion documentaire, vous vous assurez de ne perdre ou de n'abîmer aucun document. Seul un spécialiste est en mesure de vous accompagner tout au long de l'implémentation du système, qu'il s'agisse du choix des fonctionnalités ou de l'installation des logiciels.
Les paramétrages du logiciel seront adaptés aux besoins de votre entreprise;
Les particularités de chaque document (comme les documents légaux ou la facturation) seront respectées;
Votre équipe sera suffisamment formée pour utiliser la GED à son plein potentiel.
Au fil des années, notre entreprise a développé une expertise incontestable dans ce domaine. Notre équipe est la mieux placée pour répondre à vos attentes et vous guider vers l'atteinte de vos objectifs d'affaires.
Pour un aperçu des fonctionnalités et des bénéfices d'un logiciel GED de La Cartoucherie, demandez votre démonstration gratuite. Vous pourrez, par le fait même, poser vos questions à l'un de nos experts GED.
